Kira-kira dua bulan yang lalu saya diminta oleh ibu saya untuk membuatkan satu aplikasi penyusunan laporan keuangan di Microsoft Excel. Ceritanya, ibu saya baru saja di-hire oleh seorang kawan lamanya untuk menyiapkan laporan keuangan. Skala bisnis perusahaan itu tergolong UKM. Pembukuan sejak awal dibuat seadanya. Saat membuatkan aplikasi tersebut saya berdiskusi cukup intens dengan ibu saya untuk mengetahui proses bisnis dan kondisi di UKM tersebut agar aplikasi yang saya buatkan cocok untuk diterapkan di sana. Dari diskusi itu saya mendapatkan sebuah wawasan yang ingin saya share di sini, khususnya untuk para pemilik UKM.

UKM tersebut bergerak di bidang perdagangan, menjual bahan baku dan peralatan kepada para franchisee. Perusahaan telah membeli dua aplikasi penyusunan laporan keuangan, namun penggunannya tidak optimal karena staf akuntansinya tidak begitu menguasai prinsip-prinsip dasar akuntansi. Misalnya, ketika pegawai meminjam uang perusahaan, di mana uangnya berasal dari kantong (ditalangi dulu oleh) sang pemilik, staf akuntansi tidak mencatat transaksi tersebut dengan alasan bahwa uang perusahaan tidak berkurang. Padahal, sebagaimana kita ketahui bersama, seharusnya transaksi tersebut dicatat perusahaan dengan mendebit akun Piutang dan mengkredit akun Utang Kepada Pemilik. Contoh ini memberikan gambaran bahwa laporan keuangan yang disajikan selama ini berisiko salah saji material.

Kesalahan tersebut diperparah dengan fakta bahwa staf akuntansi di sana bertindak parsial. Ia menentukan sendiri batasan pekerjaannya dan konsisten dalam batasan tersebut. Sebagai contoh, apakah dokumen transaksi yang ia input ke dalam aplikasi penyusunan laporan keuangan berisi informasi yang lengkap dan relevan, tidaklah menjadi perhatiannya.

Dalam transaksi pembelian barang, misalnya, faktur pembelian berisi keterangan bahwa barang ABC yang diterima berjumlah 100 dus. Ia pun mencatatnya sebanyak 100 unit dengan nilai sekian rupiah. Namun ketika perusahaan menjual barang ABC kepada franchisee secara satuan sebanyak 50 buah, ia justru mencatat penjualan atas ABC sebanyak 50 unit. Dapat dibayangkan amburadulnya nilai Harga Pokok Pembelian (HPP) dalam Laporan Laba Rugi dan nilai Persediaan dalam Neraca akibat penggunaan satuan unit yang berbeda dalam transaksi pembelian dan penjualan.

Disfungsi Sistem Akuntansi

Solusi apa yang kami ajukan? Kami menyimpulkan bahwa pembenahan sistem akuntansi adalah langkah pertama yang mutlak harus dilakukan. Perlakuan atas seluruh invoice, bon, surat jalan dan dokumen-dokumen lainnya yang mempengaruhi pencatatan akuntansi harus dibuat dulu aturan mainnya. Beberapa di antaranya adalah sebagai berikut:

1. Faktur penjualan harus diberi nomor prenumber

Selama ini perusahaan membuat faktur penjualan tanpa nomor seri. Memang masih terasa mutual trust yang tinggi antara pemilik dan pegawai di sana. Cultural control masih sangat kuat. Tapi sebenarnya faktur penjualan yang tidak prenumbered rawan diselewengkan. Petugas penerima kas bisa bekerja sama dengan petugas pembuat faktur penjualan untuk menggelapkan uang penjualan perusahaan. Caranya, faktur penjualan dihilangkan dari dokumentasi perusahaan. Uang hasil penjualan selanjutnya bisa diambil oleh petugas penerima kas tanpa meninggalkan jejak. Tidak ada bukti transaksi penjualan. Tidak ada jurnal penjualan. Tahu-tahu persediaan perusahaan habis, sementara uang penjualan tidak banyak terkumpul.

Risiko penggelapan ini bisa diantisipasi dengan menggunakan faktur penjualan prenumbered. Pada setiap faktur penjualan yang akan digunakan harus sudah tercetak serial nomor urutnya. Apabila coba-coba menyembunyikan faktur penjualan, seorang petugas cepat atau lambat akan tertangkap karena akan ada nomor faktur penjualan yang melongkap ketika diurutkan.

2. Mengonversi satuan barang dalam faktur pembelian

Sebagaimana ilustrasi dalam paragraf kedua, nilai HPP dan Persediaan perusahaan tidak akurat karena satuan barang dalam faktur pembelian tidak sama dengan satuan barang dalam faktur penjualan. Masalah ini tampak sepele, tetapi staf akuntansi tidak mempedulikannya karena baginya, apabila seluruh dokumen transaksi sudah diinput ke dalam aplikasi penyusunan laporan keuangan, maka tugasnya sudah selesai.

Standard Operating Procedure petugas penerima barang perlu ditambahkan. Ia harus mengonversi jumlah unit barang dalam faktur pembelian sesuai dengan satuan unit yang digunakan saat barang dijual. Misalnya, barang ABC dibeli sebanyak 100 dus, di mana setiap dus berisi 10 buah. Apabila penjualannya dilakukan dalam satuan buah, petugas penerima barang perlu menambahkan catatan pada faktur pembelian untuk menerangkan bahwa jumlah barang yang dibeli adalah 1.000 buah (100 dus x 10 buah/dus).

Sistem Akuntansi Jadi Prioritas

Jadi, pelajaran apa yang bisa diambil?

Biasanya pemilik UKM terburu-buru menyelesaikan kebutuhan akuntansi perusahaan dengan membeli aplikasi penyusunan laporan keuangan. Padahal yang perlu menjadi perhatian sebelumnya adalah: apakah ia sudah memiliki sistem akuntansi yang baik? Jika sistem akuntansi diibaratkan sebuah rumah, aplikasi penyusunan laporan keuangan hanyalah komputer yang ada di dalamnya. Ia bisa menggandeng praktisi akuntansi untuk mendapatkan solusi ini. Praktisi akuntansi bertugas membuat desain mulai dari alur dan isi dokumen transaksi hingga penyajian laporan keuangan, untuk memastikan bahwa pengendalian internal memadai dan laporan keuangan berkualitas.

Praktisi akuntansi yang saya maksud di atas tidak mesti lulusan S1 atau S2 Akuntansi. Sepanjang dapat mendesain sistem akuntansi yang baik, sejak dokumen transaksi diterima/dibuat hingga laporan keuangan disajikan, orang tersebut masuk dalam definisi praktisi akuntansi tersebut. Lulusan SMK jurusan akuntansi yang telah memiliki pengalaman kerja cukup lama di perusahaan kecil dapat dibidik oleh UKM. Di satu sisi, gaji yang mereka ajukan relatif lebih sesuai dengan kemampuan keuangan UKM. Di sisi lain, biasanya seseorang yang sudah pernah bekerja di perusahaan kecil sebagai staf akuntansi dulunya mengurusi tugas akuntansi dari A sampai Z sehingga pengetahuannya tentang sistem akuntansi bersifat komprehensif, tidak terbatas pada account tertentu sebagaimana layaknya di perusahaan besar.

Penutup

Memang dapat dipahami bahwa pada saat mulai beroperasi UKM perlu lebih banyak berfokus pada produksi dan pemasaran. Namun pada titik kemapanan tertentu UKM harus mulai memikirkan pengembangan sistem akuntansinya.

Peran akuntansi tidak bisa dipandang sebelah mata. Akuntansi merupakan “mata” pemilik untuk memandang apakah perusahaan berkinerja baik. Pemilik UKM yang saya ceritakan di atas telah menekuni beberapa usaha yang berbeda sebelumnya, namun seiring berjalannya waktu usaha-usaha itu bangkrut di tengah jalan. Ia tidak mengantisipasi kebangkrutan itu karena hanya berpedoman pada jumlah kas di rekening perusahaan. Padahal kas hanyalah satu dari sekian banyak elemen dalam laporan keuangan. Ia masih harus menilai likuiditas perusahaan dengan membandingkan kas dengan utang lancar, yaitu utang perusahaan yang akan jatuh tempo setahun ke depan. Ia juga masih harus membandingkan laba perusahaan dengan penambahan kas selama setahun: apakah laba tersebut lebih banyak dihasilkan dari penjualan yang piutangnya ternyata macet? Masih banyak lagi analisis yang harus ia lakukan untuk membaca kinerja perusahaannya. Semua itu baru bisa dilakukan apabila ia memiliki sistem akuntansi yang baik untuk menghasilkan laporan keuangan yang berkualitas.